Facultad Politécnica - Universidad Nacional de Asunción
Aranduka Vol. 2, nº 3 (Dic. 2011)
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ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO DE GESTION DE LA DIRECCION GENERAL
DEL INSTITUTO DE ALTOS ESTUDIOS ESTRATEGICOS
Autoras: Lic. Edilia Vera
Lic. Nilda Santacruz Rodas
Asesora: Ms. María Soledad Ayala R.
Resumen
El presente informe expone el resultado de la implementación del Proyecto de Organización del
Archivo de Gestión del Instituto de Altos Estudios Estratégicos (IAEE). El mismo fue realizado con
el objetivo de diseñar e implementar un sistema de Administración del Archivo de Gestión para
la Dirección General del IAEE, del Consejo de la Defensa Nacional. El diseño del estudio fue
observacional, descriptivo y de carácter cualitativo y de investigación – acción. El trabajo de
campo, fue desarrollado durante los meses de mayo a junio de 2010. Se ha aplicado el método de
la observación directa. En primer lugar, se realizó un diagnóstico organizacional, lo que permitió
determinar los antecedentes para el diseño del proyecto. Como resultado del trabajo efectuado, se
ordenaron 4.753 documentos, distribuidos en 59 carpetas, dispuestas en 29 arquipeles, de diferentes
series. Otro aporte, constituye el Manual de Funciones y Procedimientos, y el tríptico de difusión
de los servicios del Archivo. Se recomienda, establecer mecanismos de control para garantizar la
continuidad de los trabajos iniciados.
Palabras claves: Archivos, Archivos (Dirección de Altos Estudios Estratégicos, Cuadro de
Clasifi cación Documental, Archivos-Inventarios. Instituto de Altos Estudios
Estratégicos (IAEE)
1. Introducción
La mayoría de las instituciones de la
administración pública, disponen de la
documentación que respalda su gestión; sin
embargo, los documentos pocas veces se
encuentran organizados de una manera que
agilice su recuperación y uso.
El archivo de toda institución tiene como
fi nalidad, brindar información pertinente
clasifi cada y ordenada a sus autoridades y
funcionarios, según normas archivísticas
locales, de tal manera que todos cuenten con la
documentación requerida a tiempo, información
accesible de manera oportuna y sin difi cultades,
y de fácil localización.
En el caso particular del Instituto de Altos
Estudios Estratégicos, durante una visita
técnica, se pudo constatar que dicha institución
se encuentra afectada por la falta de un sistema
normalizado de organización, la insufi ciencia
de recursos, la poca permanencia de sus
responsables en sus respectivos cargos, la
ausencia de recursos humanos califi cados para
dicha actividad, entre otros.
En atención a lo expuesto, este trabajo tiene
como objetivo principal: Diseñar e implementar
un sistema de Administración y organización del
Archivo de Gestión para la Dirección General
del IAEE del Consejo de la Defensa Nacional.
Con este trabajo, se pretende contribuir en el
fortalecimiento institucional del IAEE, a través
de la implementación de un sistema de gestión
de archivos, conforme a las normas archivísticas,
y de acuerdo a los requerimientos legales de la
administración pública
Investigación