Facultad Politécnica - Universidad Nacional de Asunción
Aranduka Vol. 2, nº 3 (Dic. 2011)
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2. Revisión bibliográfi ca.
Archivo de gestión o de ofi cina
“En él, se conservan los documentos que están
en tramitación, en expedientes que permanecen
abiertos, hasta un plazo máximo de 5 años.
También se llama “archivo de ofi cina”, puesto
que están próximos a los organismos que los
necesitan para su gestión. Pasado ese plazo,
o bien cuando el expediente está ya cerrado y
el procedimiento terminado, pasan al archivo
siguiente”
1
Documento de Archivo
Según Gutiérrez Muñoz (1982), “los documentos
archivísticos son los que han sido producidos o
reunidos por individuos o por instituciones en
razón de las funciones y actividades que ellos
despliegan para conseguir determinados fi nes.
Nacen o llegan al repositorio de modo orgánico,
seriadamente, en forma natura”
2
Expediente
“Conjunto de todas las tramitaciones llevadas a
cabo en una ofi cina sobre un asunto”
3
Cuadro de Clasifi cación documental
“Es el instrumento técnico que refl eja la
estructura de un archivo con base en las
atribuciones y funciones de cada dependencia
o entidad productora de los documentos. Se
fundamenta en las estructuras y jerarquías
administrativas de la institución con base en el
organigrama funcional de la misma”
4
Conservación de Documentos
“Conjunto de procedimientos y medidas
destinadas a asegurar, por una parte, la
preservación o prevención de posibles
alteraciones físicas en los documentos, y,
por otra, la restauración de éstos cuando la
alteración se ha producido”
5
3. Metodología
El presente informe, según su propósito es una
investigación básica aplicada. De acuerdo a
su profundidad, es un estudio descriptivo con
enfoque cualitativo. El método utilizado fue la
observación directa, combinada con la técnica
de la entrevista. El diseño utilizado fue el tipo
transversal; ya que la ejecución del trabajo
se limitó a la organización de documentos
generados del 2004 al 2009.
El objeto de estudio, constituyó el archivo de
Gestión de la Dirección General del Instituto de
Altos Estudios Estratégicos (IAEE). El mismo,
se encuentra ubicado en Asunción, sobre las
calles Mariscal López, entre 22 de Septiembre y
Presidente Sánchez, Departamento Central.
El trabajo de campo, fue realizado en cuatro
etapas: etapa de diagnóstico documental; etapa
de elaboración de los instrumentos de descripción
documental; etapa de organización documental y
la etapa de capacitación
El tamaño de muestra, estuvo limitado a los
documentos de la institución mencionada,
básicamente compuesto por 21 series
documentales.
La exposición del análisis cuantitativo de los
resultados de la implementación del proyecto, se
realizó en el programa Excel, a través de tablas
y gráfi cos, examinando cada variable en forma
independiente.
1
. Sistemas y Técnicas de Gestión de Archivos. [en línea].
Consultado 18 jul. 2010. Disponible en http://www.
chapuli.com/david/tutor_virtual/ap/AP8.pdf
2
. Gutiérrez Muñoz, César. 1982. El documento
archivístico, en Descripción de Documentos
Archivísticos (Materiales de trabajo). Instituto Riva-
Agüero, Pontifi cia Universidad Católica del Perú. P.
20. [en línea]. Consultado 19 jul. 2010. Disponible:
http://revistas.ucm.es/byd/11321873/articulos/
RGID0303220007A.PDF
3
. Arévalo Jordan, Víctor Hugo. Diccionario de Términos
Archivísticos. P. 114. [en línea]. Consultado 19
jul. 2010. Disponible en: http://www.incep.org/
biblioteca/images/diccionario.pdf
4
. Parra Betancourt, Margarita. [en línea]. Consultado
19 jul. 2010. Disponible en : http://www.
organizarlosarchivos.com/index.php/cuadro-de-
clasifi cacion.html
5
. Diccionario de Terminología Archivística. 1995