Facultad Politécnica - Universidad Nacional de Asunción
Aranduka Vol. 2, nº 3 (Dic. 2011)
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4. Resultados y Discusión
El trabajo, abarcó una parte del total de la
documentación existente. Sin embargo; dicha
organización, servirá como modelo, para
replicarlo con los documentos de las demás
dependencias.
Dicha organización, incluyó el procesamiento
técnico de 4.753 documentos dispuestos en 59
carpetas, y distribuidos en 29 arquipeles. Esos
documentos, fueron generados por el Instituto de
Altos Estudios Estratégicos (IAEE), las Fuerzas
Armadas de la Nación (FFAA), y el Consejo de
la Defensa Nacional (CDN).
Propuesta de estructura organizacional para
el Archivo de Gestión del IAEE:
El Archivo de Gestión, dependería directamente
de la Dirección General del IAEE; ya que esta
dependencia, constituye la principal unidad
productora de la institución. El Archivo
de Gestión, a su vez tendría inicialmente
dos divisiones, la primera, la Sección de
Digitalización, encargada de digitalizar y
registrar en el Sistema Automatizado de Gestión
de Archivo, todos los documentos generados
y recibidos por la institución, en cualquiera de
sus dependencias. La segunda, la Sección de
Procesos Técnicos, tendría la responsabilidad
de procesar técnicamente dichos documentos;
además, se encargaría del procesamiento físico
y disposición fi nal de los mismos en el lugar que
corresponda (Fig. 1).
Fig. 1. Organigrama propuesto para el Archivo
de Gestión del IAEE.
Análisis estadístico de los resultados de la
ejecución del proyecto
En la fi gura siguiente, se verifi ca la distribución
muestral, según la unidad productora. Es
importante señalar, que en principio, se
determinó organizar los documentos que fueron
generados por el IAEE durante los años 2007 al
2009, los demás, fueron incluidos en respuesta a
una solicitud de la Dirección General. Por otro
lado, también se consideró importante organizar
dichos documentos, para que representen un
modelo para los siguientes años.
En la siguiente fi gura, puede constatarse que
el 59,6% de los documentos fueron generados
por la Dirección General del IAEE; el 36,3%
fueron producidos por las Fuerzas Armadas de
la Nación (FFAA); el 3,3% fueron emanados
del Consejo de la Defensa Nacional (CDN); y el
0,7% corresponde a la denominada serie facticia.
Esta serie, también es llamada serie documental
artifi cial, por no ajustarse a los principios de
archivo (procedencia y de orden original);
pero que por alguna razón, son conservados
en el archivo, porque guardan relación con la
institución.
Fig. 2. Distribución porcentual de la muestra
según la unidad productora. Años 2007
al 2009.
La fi gura 3, expone la distribución muestral
en atención a las series identifi cadas en el
IAEE, comprendidos entre los años 2007 al
2009. En el mismo, puede constatarse que el
mayor porcentaje 76,1%, pertenece a la serie
Correspondencias; el 15,7% representa a la
serie Resoluciones; y los menores porcentajes
incluyen a las series de Contratos y Constancias.