Facultad Politécnica - Universidad Nacional de Asunción
Aranduka Vol. 2, nº 3 (Dic. 2011)
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SISTEMA DE ORGANIZACIÓN DE CARPETAS FISCALES DE USO
ADMINISTRATIVO DEL MINISTERIO PÚBLICO DE ASUNCIÓN
EL CASO DE LA UNIDAD DE EJECUCIÓN PENAL Nº 2
Autoras: Lic. Laura Teresa Ferreira Aguilera
Lic. Marcia Rosalía Martínez Dejesús
Asesora: Ms. María Soledad Ayala R.
Resumen.
Este trabajo, expone el resultado de la implementación del Proyecto de organización de carpetas
fi scales de uso administrativo del Ministerio Público de Asunción, específi camente en la Unidad
de Ejecución Penal Nº 2. El mismo fue realizado con el objetivo de establecer un sistema de
organización de carpetas fi scales de uso administrativo, a fi n de contribuir en el mejoramiento de la
gestión institucional. El diseño del estudio fue observacional, descriptivo y de carácter cualitativo,
de investigación – acción. Fue desarrollado durante los meses de marzo a julio del 2011, utilizando
el método de la observación directa. En primer lugar, se realizó un diagnóstico organizacional,
para obtener los antecedentes que sentaron las bases para el diseño del proyecto. El trabajo de
campo, concluyó con la organización de un total de 990 documentos, distribuidos en 198 carpetas,
dispuestas en las baldas del estante que resguarda los documentos. Por otro lado, se ha implementado
un Sistema Integrado de Gestión Documental, basado en el Software ABCD de BIREME; para la
recuperación y consulta de la documentación contenida en cada una de las carpetas, se ha diseñado
como un aporte adicional, un Manual del Sistema SIGEDCA; para facilitar el uso del mismo entre
los funcionarios de la institución. Se recomienda, la continuidad del mismo sistema de organización
para la gestión documental, y proponer la implementación del mismo en las demás dependencias del
Ministerio Público, especialmente en las Ordinarias, que son las que manejan un mayor cúmulo de
documentos.
Palabras clave: Documentos, Archivos (Unidad de Ejecución Penal Nº 2), Carpetas fi scales de uso
administrativo, Base de Datos ABCD, Manual del sistema, Unidades fi scales ordinarias.
1 Introducción
Las unidades de ejecución penal (auxiliares
de justicia), son órganos fundamentales en la
actualidad, para el ejercicio de las persecuciones
penales; en el ámbito público, como privado,
que manejan un cúmulo de documentos de suma
importancia, que constituyen la base para el
juicio penal.
Las mismas, velan por el respeto a los derechos
y las garantías constitucionales; proporcionando
los elementos indispensables, para alcanzar la
excelencia en el desarrollo de la investigación;
y en consecuencia, esclarecimiento de los casos
presentados en dichas unidades. Esto hace,
que cada dependencia tenga la confi anza y la
seguridad necesaria al momento de cumplir con
sus atribuciones.
Por la importancia de los documentos de las
unidades de ejecución penal del país, se ha
considerado oportuno proponer un sistema
archivístico que responda de manera ágil a los
requerimientos de la institución, organizado
conforme a las normas archivísticas, al código
de organización judicial y las acordadas de la
Corte Suprema de Justicia.
El principal objetivo de este proyecto fue:
establecer un sistema de organización de carpetas
fi scales a fi n de contribuir en el mejoramiento de
la gestión institucional.
Para el logro de dicho objetivo, fue necesario:
• Describir las condiciones actuales de
organización de las carpetas fi scales de uso
administrativo en la Unidad de Ejecución
Penal Nº 2 de la ciudad de Asunción
• Conocer la percepción de los funcionarios en
relación con el uso efectivo de los documentos