Facultad Politécnica - Universidad Nacional de Asunción
Aranduka Vol. 2, nº 3 (Dic. 2011)
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En la actualidad, todas las unidades poseen
presupuesto para salarios y algunos insumos. No
poseen manual de funciones y procedimientos, ni
los instrumentos para la descripción documental.
A los documentos tienen acceso las personas
afectadas por algún Hecho Punible, sean
imputados o querellantes, abogados, jueces y los
funcionarios de la misma.
En cuanto a la conservación de los documentos,
no se conoce con exactitud los niveles
de temperatura y humedad relativa del
microambiente. La instalación, tiene una ventana
de vidrio permanentemente cerrada y una puerta
de acceso de madera. Posee iluminación artifi cial
por medio de tubos fl uorescentes. La ventilación
natural, proviene de la puerta que en ocasiones
está abierta; mientras que la ventilación artifi cial,
se da a través de un acondicionador de aire. No
cuenta con ningún sistema de regulación de
humedad, temperatura, y fi ltrado de aire. La
entrada de polvo, se da por la puerta. La limpieza
del archivo se realiza de manera irregular y
superfi cialmente.
El servicio de archivo, no dispone de un
plan de prevención, ni detector de incendios
o extinguidores de fuego. La unidad está
desprovista de cualquier medida de seguridad,
incluso los documentos que albergan pueden
extraviarse con facilidad.
Las fechas extremas de los documentos abarcan
desde el año 2002 hasta el 2010, todos en formato
papel. Las unidades de conservación para los
documentos en soportes papel, son arquipeles,
carpetas y biblioratos.
Los documentos se encuentran en estanterías de
madera en mal estado, archivadores, escritorios
y algunos, sobre cajas de madera recicladas,
por falta de mobiliarios. La disposición de las
estanterías en la Unidad es paralela a los muros,
y se encuentran separados uno de otro.
Los documentos están clasifi cados según su
procedencia y tema. La ordenación es numérica
y cronológica.
Respecto a la preservación documental del
archivo, en la misma institución, no se cuenta
con una política de conservación, orientada con
exclusividad a los documentos de las Unidades
Penales.
4.2 Percepción de los funcionarios en
relación con el uso efectivo de los
documentos de las Carpetas Fiscales
Según las expresiones de los funcionarios de la
Unidad, la realización de este trabajo les resultó
un aporte signifi cativo; ya que la localización
de los documentos que integran las carpetas
fi scales, en el futuro, podrá realizarse en función
a sus necesidades reales, lo que al mismo tiempo,
les permitirá realizar otras funciones.
4.3 Resultados de la ejecución del Proyecto
de Organización de las carpetas fi scales
de la Unidad de Ejecución Penal Nº 2
El proyecto de organización de carpetas fi scales
de uso administrativo, fue desarrollado conforme
a un plan de trabajo, que fue ejecutado en tres
etapas.
4.3.1 Elaboración de instrumentos de descripción
documental
a) Cuadro de Clasifi cación Documental
(CCD)
Para la elaboración del CCD, se procedió al
análisis de los fondos documentales constituido
por carpetas administrativas, a través de la
clasifi cación, foliación y el análisis documental.
Este cuadro incluye los siguientes datos: códigos
de la ofi cina productora y la serie, nombre de la
serie y subseries, tipología documental, años y
por último, observación.
b) Elaboración de índices numéricos de las
Carpetas procesadas
Para la preparación de los índices, se tuvieron
en cuenta sólo los datos considerados de
mayor interés como: Número de acceso, Hecho
Investigado y el Vencimiento del Periodo de
Prueba.