Facultad Politécnica - Universidad Nacional de Asunción
Aranduka Vol. 2, nº 3 (Dic. 2011)
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1. Introducción
Los documentos universitarios, cumplen un
rol muy importante para la institución; ya
que de manera permanente prestan servicios
relacionados con gestiones administrativas,
la docencia, la investigación y la cultura; por
ende, la documentación debe estar clasifi cada y
ordenada, según las normas archivísticas locales
e internacionales.
El objetivo principal de este trabajo, fue el diseñar
e implementar un sistema de administración
y organización del Archivo de Gestión para la
Secretaria General de Facultad de Ciencias
Veterinarias de la Universidad Nacional de
Asunción (FCV-UNA).
Además de la organización física de los
documentos, en la mencionada unidad, cada
documento ha sido digitalizado y registrado en
una base de datos desarrollado en la plataforma
del Winisis; de manera que se agilice la búsqueda
y recuperación de los mismos.
Con este trabajo, se pretende contribuir en la
adecuada y dinámica gestión de la información
para el fortalecimiento institucional de la
Secretaría General, a través de la implementación
de un sistema de gestión de archivos, conforme
a las normas archivísticas, y de acuerdo a los
requerimientos legales de la administración
pública.
2. Revisión bibliográfi ca.
Archivo:
“El archivo es la institución o el órgano de una
institución que conduce la política de gestión y
guarda de los documentos, y su servicio a los
usuarios como recursos y patrimonio de sus
creadores, de los ciudadanos de las comunidades
municipal, provincial o nacional, según su
jurisdicción”
1
.
Archivos de gestión o de ofi cina
“Es aquel en el que se reúne la documentación
en trámite en busca de solución a los asuntos
iniciados, sometido a continua utilización y
consulta administrativa por las mismas ofi cinas
u otras que las soliciten”
2
.
ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO DE GESTION DE LA SECRETARÍA GENERAL
DE LA FACULTAD DE CIENCIAS VETERINARIAS DE LA UNIVERSIDAD
NACIONAL DE ASUNCIÓN
Autora: Lic. Estela Mendoza de Kunihiro
Asesora: Ms. María Soledad Ayala R.
Resumen
El presente informe, expone el resultado de la implementación del Proyecto de Organización
del Archivo de Gestión de la Secretaría General de la Facultad de Ciencias Veterinarias de la
Universidad Nacional de Asunción, FCV-UNA El mismo, fue realizado con el objetivo de diseñar
e implementar un sistema de Administración para el citado Archivo. El diseño del estudio fue
observacional, descriptivo y de carácter cualitativo, de investigación – acción. Fue desarrollado
durante los meses de junio a julio del 2011, con la aplicación de técnicas archivísticas. En primer
lugar, se realizó un diagnóstico organizacional para obtener los antecedentes que sentaron las bases
para el diseño del proyecto. El trabajo de campo, consistió en la organización de los documentos
generados durante los años 2006-2010. En total fueron organizados físicamente y digitalizados 2297
documentos, distribuidos en 125 carpetas. Por otro lado, se elaboró el Manual de Funciones y
Procedimientos Archivísticos que puede ser utilizado por las demás dependencias de la institución.
Se recomienda que la Institución, dar continuidad a la organización física y sistematizada de los
documentos pendientes de organizar, respetando las normas y principios archivísticos.
Palabras claves: Archivos, Archivos universitarios, Archivos (Secretaría General), Cuadro de
Clasifi cación Documental, Archivos-Digitalización.