Facultad Politécnica - Universidad Nacional de Asunción
Aranduka Vol. 2, nº 3 (Dic. 2011)
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Documento de Archivo
Según Gutiérrez Muñoz (1982), “los documentos
archivísticos son los que han sido producidos o
reunidos por individuos o por instituciones en
razón de las funciones y actividades que ellos
despliegan para conseguir determinados fi nes.
Nacen o llegan al repositorio de modo orgánico,
seriadamente, en forma natural”
3
.
Archivo Universitario
“conjunto de documentos de cualquier fecha,
formato o soporte material, producidos o
reunidos en el desarrollo de las funciones y
actividades de los diferentes miembros y órganos
universitarios, organizados y conservados para
la información y la gestión administrativa, para
la investigación y la cultura”
4
.
Principios archivísticos
“El principio de procedencia y orden original, es
importante velar este principio de la archivística
para identifi car las categorías y grupos que
refl ejan la estructura jerárquica del fondo, como
la identifi cación de las funciones asignadas a las
dependencias y los asuntos que éstas tramitan”
5
.
“Con el principio de procedencia, se identifi can
a los creadores de los documentos, así la
procedencia deben aplicarse a toda la unidad
de información, sobre la cual tenga una
responsabilidad directa”
6
.
3. Metodología
El trabajo corresponde a una investigación
básica aplicada, en el sentido de que pretende
mejorar las condiciones de la gestión de los
archivos de una unidad específi ca. De acuerdo
a su profundidad, es un estudio descriptivo con
enfoque cualitativo. El método utilizado fue la
observación directa, combinada con la técnica
de la entrevista y el análisis de contenido. El
diseño utilizado fue del tipo transversal; ya que la
ejecución del trabajo se limitó a la organización
de documentos generados del 2006 al 2010.
El trabajo de campo, fue realizado en cinco
etapas: a) etapa de diagnóstico documental; b)
etapa de elaboración de los instrumentos de
descripción documental; c) etapa de organización
documental; d) y la etapa de digitalización de los
documentos y la etapa de capacitación.
La población enfocada estuvo representada
por los documentos en resguardo de la
Secretaría General de la FCV-UNA; mientras
que la población accesible, correspondió a los
documentos generados por el Consejo Directivo
(CD) y el Decanato (Dec.).
La muestra fue seleccionada por el método
probabilístico por conveniencia, en función a los
siguientes criterios: a) documentos generados
por las unidades mencionadas (CD y Dec.); b)
documentos generados durante los años 2006-
2010; c) documentos originales (fi rma y sello
original).
El tamaño de la muestra, estuvo limitado a
los documentos de la institución mencionada,
básicamente compuesto por 73 series
documentales
La muestra incluyó 2297, seleccionadas de
aproximadamente 4200 documentos, con un
margen de error del 1,4% a un nivel de confi anza
del 95%.
1
. VÁZQUEZ MURILLO, Manuel. 2004. Administración
de documentos y archivos: planteo para el siglo
XXI. P. 70.
2
. SIERRA ESCOBAR, Luis Fernando. Apuntes
a la organización de documentos: bases y
consideraciones prácticas. P 48. En: Revista Códice
Vol. 5, nº 1 (Ene-Jun. 2009) [en línea]. Consultado
18 jul. 2010 Disponible en: http://publicaciones.
lasalle.edu.co/images/openacces
3
. GUTIÉRREZ MUÑOZ, César. 1982. El documento
archivístico, en Descripción de Documentos
Archivísticos (Materiales de trabajo). Instituto Riva-
Agüero, Pontifi cia Universidad Católica del Perú. P.
20. [en línea]. Consultado 19 jul. 2010. Disponible:
http://revistas.ucm.es/byd/11321873/articulos/
RGID0303220007A.PDF
4
. GARCETE, Wilma. 2009. Hacia una organización de
archivo. P. 49.
5
. Ibíd., P. 50.
Defi nición dada por la Conferencia de Archiveros de
Universidades en las III Jornadas de Archiveros de
Universidades que tuvieron lugar en Barcelona los
días 24 y 25 de octubre de 1996.