Facultad Politécnica - Universidad Nacional de Asunción
Aranduka Vol. 2, nº 3 (Dic. 2011)
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5. Conclusiones
Seguidamente se exponen las conclusiones más
importantes:
Se han identifi cado las actividades principales
de la Secretaría General, que requieren la
consulta permanente de sus archivos; entre
ellas, sobresalen: aprobación de informes,
traslados académicos, permisos administrativos,
nombramientos y designaciones, sumarios
administrativos entre otros.
Se ha implementado un sistema automatizado
de gestión archivística, para la organización
de los documentos generados por la Secretaría
General En este sentido, se han determinado los
criterios adecuados para la organización de los
documentos que integran el Archivo de Gestión
de dicha Secretaría.
En base a las debilidades detectadas, se han
propuesto varias mejoras relacionadas con los
recursos de infraestructura y de equipamientos
más adecuados para la organización y la
conservación documental del Archivo.
6. Recomendaciones
A continuación se mencionan las principales
recomendaciones:
A) A las autoridades de la institución
En primer lugar, es importante que los
funcionarios de la Institución continúen con
la organización física de los documentos
pendientes de organizar, respetando las normas y
principios archivísticos, refl ejados en el Manual
de Funciones y Procedimientos.
Por otro lado, es importante el desarrollo de un
programa de conservación de los documentos;
en el mismo debe considerarse, las políticas
de descarte, los periodos de transferencia de
documentos de todas las dependencias de la
FCV-UNA al Archivo Central de la Institución.
B) A los funcionarios responsables de la gestión
documental de la SG, se sugiere:
• No acumular la documentación para archivar;
es decir al generarse un documento, una
vez procesado, integrarlo al Archivo. Evitar
utilizar en los documentos, los elementos de
metal, tales como los ganchos y clips.
• Desechar los documentos que no están
fi rmados, sellados o sin el registro de mesa
de entrada, porque constituyen documentos
sin valor.
• Destinar donde corresponda, los documentos
originales duplicados para dar cumplimiento
al ciclo del proceso relacionado a la gestión
específi ca que dio lugar a la documentación o
expediente.
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