En el marco del Diplomado en Gestión Documental y Administración de Archivos de la Facultad Politécnica de la Universidad Nacional de Asunción (FP-UNA), el Profesor Carlos Zapata Cárdenas, reconocido referente de la archivística latinoamericana, compartió su visión sobre el papel estratégico de la legislación archivística y la formación académica en este campo.
Con más de cuatro décadas de trayectoria en universidades, archivos nacionales e instituciones de prestigio en Colombia, República Dominicana y México, el Prof. Zapata es actualmente una figura clave en los programas de posgrado en gestión de la información impulsados desde Paraguay.
— Profesor Zapata, para comenzar: ¿qué debemos entender por “gestión documental” y “administración de archivos”?
Son dos conceptos que se complementan: La gestión documental, se refiere al conjunto de actividades técnicas y administrativas que se llevan a cabo en cualquier tipo de organización para asegurar una adecuada gestión de los documentos que ésta recibe o produce en desarrollo de sus procesos, operaciones, trámites y servicios, a partir de los principios de eficiencia y economía, con el fin de garantizar que, cumplida la función para la que fueron creados, sirvan como evidencia de sus actividades, y se conserven en el archivo con miras a garantizar su fiabilidad, integridad, confiabilidad y disponibilidad; en este contexto, la gestión documental se lleva a cabo en la etapa de tramitación de los asuntos de la organización, desde la recepción o producción de los documentos, hasta que éstos se integran al expediente de archivo. Por su parte, la administración de archivos hace relación al conjunto de actividades administrativas y técnicas realizadas por quien tiene a su cargo el manejo del archivo de una entidad y el personal que en éste trabaje, entre las cuales se encuentran tanto las actividades netamente archivísticas como las de orden administrativo (presupuesto, compras, gestión de personal, gestión de la infraestructura arquitectónica y tecnológica, entre otras); a su vez, la administración de archivos incluye la administración del sistema institucional de archivos el cual abarca los archivos de gestión, central e histórico. Finalmente, tanto la gestión documental como la administración de archivos hacen parte de la función archivística en su conjunto, que se define como las actividades de la totalidad de las actividades relacionadas con el quehacer archivístico.
— En su experiencia, ¿por qué es fundamental contar con una legislación archivística adecuada? ¿Y por qué no puede Paraguay seguir postergando este debate?
La existencia de un marco legal que regule el desarrollo de la función archivística siempre será la piedra angular para que el quehacer archivístico de las entidades públicas y privadas, se adecue tanto a los principios de un Estado democrático y transparente, como a las mejores prácticas que en materia archivística provienen de la doctrina de la ciencia archivística. Una normatividad adecuada tanto a la realidad de un país, como a sus instituciones y la sociedad en general, que cumpla los elementos más modernos de ciencia archivística, sin duda se constituye en un impulsor, no solamente del quehacer archivístico sino en garantía de los derechos de la ciudadanía y la protección del patrimonio documental de un país. La ausencia de dicho marco normativo, o su obsolescencia cuando existe pero no responde a la situación actual de la gestión documental y la administración de archivos, es un obstáculo estructural para que el Estado en su conjunto pueda avanzar el fin de lograr beneficio a sus ciudadanos y garantizar sus derechos. Este marco normativo debe atender en la actualidad tanto las problemáticas aún no resueltas, como las situaciones emergentes que se ciernen debido a la acelerada digitalización de la sociedad en todos sus sectores, producto de la cual se están generando ingentes volúmenes de información en formato digital, respecto del patrimonio documental y las instituciones archivísticas. Paraguay cuenta con un rico patrimonio archivístico y uno de los archivos nacionales más antiguos de América Latina; en el mismo sentido, el Estado paraguayo y sus instituciones adelantan un esfuerzo importante en cuanto a la adopción de los avances de las tecnologías de la información en los asuntos públicos, pero también en el sector privado, para lo cual es imperativo que se cuente con un marco normativo moderno, que responda a las necesidades presentes y futuras de este país. Sin embargo, a la par de adelantar acciones en esta materia normativa, es necesario señalar que la Archivística, tanto en su fin misional como en la aplicación de su método, no está supeditada a la existencia o no de un marco legal, pues los archivistas pueden actuar, gracias a su conocimiento, para resolver los problemas que en materia de gestión documental y administración de archivos tengan las instituciones en las cuáles ejercen la profesión, pero siempre contando con los recursos que las autoridades de sus instituciones les provean, con el fin de que puedan cumplir cabalmente con la delicada labor que la sociedad les ha encomendado.
— Usted ha formado parte de procesos legislativos en Colombia. ¿Qué buenas prácticas de su país o de otros podría recomendar para Paraguay?
La normatividad colombiana se puede dividir en dos momentos, el primero que resulta importante por su coincidencia previa con la situación de Paraguay fue la transformación en 1989 del Archivo Nacional como Archivo General de la Nación (Ley 80 de 1989). Este hecho, no menor, permitió que la entidad creada en 1868, cuya única función era recibir los documentos históricos de las Secretarías (Ministerios) del gobierno nacional, diera paso a una institución archivística más moderna tanto en su naturaleza jurídica como en sus funciones; de una entidad sin injerencia en la función archivística, se pasó a una que, además de cumplir con la función de archivo histórico nacional, tuviera la función exclusiva de formular la política archivística nacional y coordinar el sistema nacional de archivos. En cuanto a su naturaleza, el Archivo General de la Nación fue dotado de autonomía legal, técnica, administrativa y presupuestal, a diferencia de la naturaleza del Archivo Nacional que dependía legal, técnica, administrativa y presupuestalmente de una entidad de jerarquía superior (hoy Ministerio de Cultura). Desde su creación el AGN asume esta nueva función de ser formulador de la política archivística, expidiendo Acuerdos normativos o Decretos reglamentarios (que son competencia del Ministerio de Cultura), mediante los cuales dicha entidad comenzó a fijar lineamientos técnicos dirigidos a regular la función archivística del Estado colombiano.
El segundo hecho relevante fue la expedición de la Ley General de Archivos, en la cual se fijaron los aspectos estructurales del marco normativo colombiano, definiendo el alcance del quehacer archivístico nacional. Este marco legal contó para su formulación con la asesoría de expertos internacionales y de especialistas nacionales, incluidos archivistas; además de estudiar normas similares en otros países y revisar la experiencia normativa de los primeros años de ejercer la facultad normativa otorgada en la ley de creación del AGN, se llevaron a cabo mesas técnicas en diferentes regiones del país, para discutir el articulado de la Ley. Producto de este análisis y de las mesas técnicas, se promulga la Ley 594 del 2000, la cual cumplió 25 años recientemente, considerada una de las más modernas aún en la actualidad. Gracias a esta Ley y a la facultad normativa del AGN, Colombia ha podido avanzar en un marco legal, fundamentado en la Ley 80 de 1989 y la Ley 594 de 2000, y el cual se complementa con los Decretos reglamentarios de la Ley que expide el Ministerio de Cultura y los Acuerdos y Circulares emanados del Archivo General de la Nación. Un buen referente, es la Ley General de Archivos de México, mucho más robusta y moderna en su articulado en cuanto a aspectos normativos que desarrollan la función archivística de este país, lo cual responde a la naturaleza de la organización político administrativa de México, el cual es un Estado federal, en el cual cada uno de los Estados tiene autonomía constitucional, por lo que dicha experiencia hay que mirarla más en cuanto a su contenido normativo técnico y las funciones del AGN de México, su Sistema Nacional de Archivos y la estructura creada para vigilar y hacer posible su cumplimiento e implementación.
— ¿Qué rol juega la formación profesional en estos procesos? ¿Cómo ayudan programas como este diplomado o la Maestría en Gestión de la Investigación y la Información a impulsar cambios reales?
La formación profesional es uno de los pilares para que un país pueda avanzar en su desarrollo; esto incluye por supuesto la formación archivística. Países como Colombia que cuentan con una tradición de formación académica en el campo de la archivística, cuyo primer programa profesional fue creado en 1971 en la Universidad de La Salle, antes de expedirse el marco normativo, lograron que los postulados de la archivística fueran tenidos en cuenta en su Ley y en consecuencia lograron avanzar muy rápidamente en su implementación. Países con normas legales en materia archivística, aprobadas sin tener una sólida base profesional, no avanzan con la misma velocidad en la implementación, pues requieren capacitar o cualificar a los funcionarios de archivos de manera paralela, y dicha formación toma tiempo en dar resultados. En el caso del Paraguay, la Universidad Nacional de Asunción es la llamada a proveer las capacidades técnicas que se requieren para modernizar la gestión documental y la administración de archivos, aun sin la existencia del marco normativo al que me he referido anteriormente; pues los archivistas se forman para ejercer su profesión en un contexto práctico, que contribuya a resolver los complejos problemas del quehacer archivístico; la creación de programas de formación no formales y formales es un aspecto fundamental para que Paraguay pueda atender las necesidades de las instituciones públicas y privadas para asegurar la protección del patrimonio documental del Paraguay. También resulta importante, en complemento a la formación, contar con asociaciones de archivistas o archiveros que puedan hacer activismo profesional en pro del desarrollo de la función archivística, pública o privada, de un país, y ser un actor que represente tanto los intereses de los profesionales como de los mismos archivos, en instancias gubernamentales y de la sociedad civil.
— En concreto, ¿a qué perfiles está dirigido el diplomado? ¿Quién debería estar interesado en inscribirse?
En la gran mayoría de países de América Latina y del mundo, la praxis archivística fue previa a la existencia de archivistas con formación profesional en este campo; en el ejercicio del campo archivístico han tenido especial participación los historiadores, profesionales del derecho, otras profesiones de las ciencias sociales y administrativas, e incluso personas sin formación universitaria. De otro lado, la archivística es considerada una ciencia interdisciplinaria, que a lo largo de más de un siglo se ha nutrido de elementos teóricos y conceptuales de otras ciencias o disciplinas; en este contexto, la oferta académica no puede estar limitada a un perfil específico de personas, tengan o no formación académica previa. En países sin experiencia en la formación universitaria archivística, es inevitable como deseable, que la oferta se haga a perfiles interdisciplinarios, incluyendo personas sin formación de educación superior, pues se busca precisamente fortalecer las capacidades técnicas de quienes trabajan en las diferentes actividades del quehacer archivístico. El diplomado que ofrece la UNA, atiende a una necesidad sentida del Paraguay y debe darse abiertamente a quienes estén trabajando en archivos o realicen actividades propias de la gestión documental, docentes o quienes debido a su formación previa, tengan interés en formarse en este campo del saber.
— ¿Qué tipo de salida laboral tienen los egresados de estos programas? ¿Hay demanda en el sector público o privado para estos perfiles?
La demanda de personal calificado en materia de gestión documental y administración de archivos siempre es latente; esto significa que existen así las entidades no perciban como necesario tener formación o capacitación en esta área del conocimiento. El inequívoco síntoma de que un país necesita personal calificado en archivística es el mal estado de sus archivos; en la medida en que las entidades reconozcan que requiere poner orden a las malas prácticas de gestión documental que derivan archivos desorganizados, verán necesario contratar o formar a su personal en este campo. Así mismo, cuando un país tiene un marco legal archivístico, se activa la demanda de personal calificado, por lo que contar con carreras en este campo y programas de postgrado o de formación no formal adquiere especial importancia. Los egresados de estos programas pueden prestar sus servicios tanto en entidades del sector público como privado, en archivos nacionales, archivos históricos, archivos institucionales, archivos municipales, compañías de servicios archivísticos, empresas de tecnología entre otros; también pueden ejercer la profesión de manera independiente o liberal, como asesores o consultores externos, así como en la docencia.
— ¿Cómo puede incidir una buena gestión documental en la transparencia y el acceso a la información pública en un país como Paraguay?
Es un hecho comprobado que no hay transparencia ni acceso a la información pleno sin la existencia de archivos; los paíse que han logrado fortalecer su institucionalidad archivística de manera consistente y progresiva, logran mejoras significativas en la protección del derecho de acceso a la información y por esta vía garantizar los derechos ciudadanos fundamentales. Los principios que regulan la función archivística carecen de sentido sin el debido acceso a los archivos y sin el debido aseguramiento de los procesos de la gestión de documentos, que tienen lugar durante el trámite de los asuntos y actividades de una organización, desde su creación o recepción hasta su resolución y archivo.
— ¿Qué oportunidades abre para Paraguay formar parte de redes regionales como la RIBEAU o la ALA, de las cuales usted es miembro?
América Latina comparte no solo una historia común sino que sus países enfrentan similares retos y problemáticas. En el ámbito de los archivos, existe una tradición heredada de las prácticas de la Corona española, las cuales se mantuvieron durante los años posteriores a la independencia y la consolidación de las repúblicas. Esta herencia común nos lleva a la necesidad de compartir nuestras experiencias, positivas y negativas, con la comunidad archivística latinoamericana; la discusión de los problemas que nos aquejan, también comunes, se pueden resolver de mejor manera si se hace colectivamente. Cada uno de nuestros países requiere apoyo o puede prestarlo a otros países. La Asociación Latinoamericana de Archivos-ALA, así lo ha entendido desde su creación; el fortalecimiento de ALA en el último decenio es una muestra del dinamismo de la archivística en América Latina; la creación de grupos técnicos de trabajo, formados por profesionales archivistas como de otras áreas del conocimiento que tienen en común su interés en promover la modernización de la gestión documental y la administración de archivos en nuestros países. Hacer parte de estos grupos pero también ser miembro asociado de la ALA, enriquece el diálogo profesional y permite aprender de la experiencia de otros países.
— Finalmente, ¿qué mensaje daría a los profesionales paraguayos que aún no conocen el valor de la archivística o dudan en estudiar este tipo de programas?
La sociedad es la que le da sentido a la existencia de una profesión; durante más de 4.000 años la humanidad ha conservado su conocimiento en instituciones como los archivos, las bibliotecas y los museos; con el devenir del tiempo, surgieron las profesiones relacionadas con las actividades de la conservación y acceso a la memoria de la humanidad. Los archivos resguardan las evidencias de las actividades realizadas a lo largo de su historia por diferentes agentes de la sociedad, de un país, una región, una comunidad o una persona. Asegurar que esta memoria documental (hoy digital mayoritariamente) se conserve de manera apropiada, con estándares técnicos que la preserven en el tiempo y permitan su acceso sin limitación alguna, es una tarea delicada que requiere una formación idónea, pues compromete el patrimonio de una nación. Los nuevos escenarios, dada su característica digital, demandan que quienes asumen la responsabilidad de administrar el archivo de una entidad, una comunidad, una región o un país, tengan nuevas competencias y habilidades, además de conocimientos que se adecúen a la complejidad de la problemática de la gestión documental de nuestros días. La Universidad debe adelantar acciones de promoción de las carreras propias de las ciencias de la información, entre las que se encuentra la Archivística; también es importante que para cerrar la brecha entre oferta y demanda de archivistas, se una también la universidad privada y otras instituciones de educación superior o técnica, para que puedan trabajar coordinadamente en la formación de los archivistas que requiere el Paraguay. En la medida en que la demanda de profesionales aumente, el campo laboral irá mejorando así como también lo hará el desarrollo archivístico del país.
